Expert in Recruitment: Hét platform met vakinhoudelijke recruitment kennis

Trends & ontwikkelingen

3 x tips voor betere communicatie tijdens een sollicitatieprocedure

Uit onderzoek van Phenom People blijkt dat 2% van de 500 grootste bedrijven in Amerika de kandidaat op de hoogte houdt van de status van zijn of haar sollicitatie. Dat betekent dat de rest van die 500 bedrijven niet communiceert met de kandidaat tijdens het sollicitatieproces. Behoorlijke schrikwekkende cijfers. Zeker met de achterliggende kennis dat een slechte candidate experience voor een bedrijf net zo schadelijk kan zijn als een slechte recensie. Tijd om duidelijk te communiceren met je kandidaten. In dit artikel deel ik drie tips om de communicatie tijdens het sollicitatieproces te verbeteren.

In mijn korte blogserie over de candidate experience vertel ik je meer over dit belangrijke fenomeen. Uit cijfers blijkt dat organisaties en bedrijven op het gebied van de candidate experience behoorlijke steken laten vallen. Tijd voor een oplossing!

Eerder vertelde ik jullie over wat de candidate experience precies is. Vervolgens vertelde ik jullie waarom je hier per direct mee aan de slag wilt gaan. In mijn nieuwe blog uit deze serie geef ik je een aantal belangrijke communicatietips. Communicatie is namelijk het allerbelangrijkste onderdeel van de candidate experience. Dat komt omdat de kandidaat graag wilt weten waar hij/zij aan toe is.

Tijd & moeite

Een kandidaat is op zoektocht naar een nieuwe baan en komt uiteindelijk bij een vacature van jouw organisatie of bedrijf uit. De kandidaat doet moeite om de vacaturetekst te lezen, een sterke sollicitatiebrief te schrijven en op te sturen. Dat is nog voor dat er een gesprek plaatsvindt. Hoeveel tijd denk je dat een kandidaat door alleen die drie acties al in jouw bedrijf steekt? Het is geen hogere wiskunde om te bedenken dat dat behoorlijk wat tijd is. Een kandidaat begrijpt ook echt wel dat niet elke sollicitant kan worden aangenomen voor een functie, maar het is wel fijn dat je waardering krijgt voor de moeite die je doet.

Door heldere communicatie laat een bedrijf de waardering voor de moeite die een kandidaat doet blijken. Het communiceren van die waardering is belangrijk, want uit onderzoek van Starred blijkt ook dat 72% van de sollicitanten die een negatieve ervaring tijdens de candidate experience opdoet, dit met zijn of haar directe omgeving deelt. Uit diezelfde groep sollicitanten blijkt dat 38% tegen zijn/haar directe omgeving vertelt dat er beter geen producten of diensten meer gekocht moeten worden bij het desbetreffende bedrijf.

Geen of gebrekkige communicatie is dus geen optie, maar hoe dan wel?

U moet zijn ingelogd om dit artikel verder te kunnen lezen.
Heeft u nog geen inlogcode, registreer dan hier.

1. Begin een communicatiedriehoek

Door een communicatiedriehoek in te zetten als tool, voorkom je dat er in de communicatie richting alle betrokken partijen een kink in de kabel komt. De driehoek bestaat uit de recruiter, het bedrijf dat de vacature open heeft staan en de kandidaat. Door een driehoek te maken kun je het volledige communicatieproces in kaart brengen. Je neemt alle stappen binnen het sollicitatieproces (van sollicitatie tot aan plaatsing) door en nummert deze stappen.

Alle stappen die je hebt uitgewerkt kun je als overzichtelijke lijnen in de de driehoek verwerken, waardoor je van elke stap in het proces op de hoogte bent en dit ook naar de kandidaat kan communiceren. Hiermee voorkom je irritatie bij de kandidaat en chaos bij jezelf. Een voorbeeld van zo’n driehoek zie je hieronder. We hebben alle stappen overzichtelijk uitgewerkt en we gebruiken deze tool voor elke sollicitatieprocedure. Een voorbeeld van hoe onze stappen eruitzien:

  1. Recruiter stelt kandidaat voor aan klant
  2. Recruiter geeft aan dat kandidaat voorgesteld is aan klant
  3. Klant geeft feedback op voorstelling (en als daar goede afspraken over zijn gemaakt borgt de recruiter dat de termijn wordt behaald en de kandidaat spoedig een terugkoppeling heeft)

2. Kies één stroom voor de communicatie

Voor de sollicitatieprocedure kun je meerdere vormen van communicatie inzetten. Denk aan tekstuele content, maar ook content in de vorm van video of beeld. Variëren met deze vormen stimuleer ik als recruiter enorm, omdat het afwisseling brengt tijdens het proces. Echter raad ik wel aan om naast deze variatie voor één communicatiestroom te kiezen. Daarmee wil ik zeggen dat het verstandig is om te kiezen voor e-mail, WhatsApp, Facebook Messenger, LinkedIn Chat of sms.

Voorkom voor alle betrokkenen een chaos in de communicatiestromen, want dat zorgt op ruis voor de lijn tijdens de sollicitatieprocedure. Wees van tevoren duidelijk hoe er gecommuniceerd wordt naar elkaar en trek hier een lijn in. Elke communicatiestroom heeft zijn voor- en nadelen, dus het is belangrijk dat je kijkt naar wat het beste bij de recruiter, kandidaten en het bedrijf past. Het zorgvuldig uitkiezen van een gepaste communicatiestroom is wat mij betreft onmisbaar voor het juist overdragen van de benodigde informatie.

3. Vraag om feedback

Het is makkelijk om een kandidaat aan te nemen en het vervolgens alleen nog maar over de toekomst te hebben, maar daag jezelf ook uit om een nieuwe aanwinst voor je team ook te bevragen over zijn/haar ervaringen met betrekking tot de sollicitatieprocedure. Je geeft op die manier een nieuwe werknemer de ruimte om open en eerlijk te communiceren én je krijgt waardevolle feedback terug die je kan gebruiken ter optimalisatie van een toekomstige sollicitatieprocedure.

Om nog een stapje verder te gaan in het verbeteren van de candidate experience is het ook interessant om de kandidaten die het niet zijn geworden te bevragen over hun ervaring. Zij zullen het waarderen dat er moeite wordt gedaan om naar hun ervaringen te vragen. Daarbij is dit ook de optimale kans om waardering voor de gedane moeite door de kandidaat uit te spreken. Als recruiter en bedrijf krijg je waardevolle feedback. De kandidaat kan op deze manier de sollicitatieprocedure op een fijne manier afsluiten, waardoor de kansen op een positieve reactie over jullie als bedrijf groter is dan wanneer er onduidelijk gecommuniceerd is.

Over Joris

Als oprichter van LEF Recruitment en Expert in Recruitment, durf ik te stellen dat recruitment mijn grootste passie is. Daarnaast ben ik medeoprichter van LEF Green en het platform Jobstoryz. Ik heb een kraakhelder doel voor ogen: We treden buiten de gebaande paden met betrekking tot recruitment, werving en selectie. Op die manier geven we het woord lef op onze eigen manier vorm.

Meer trends & ontwikkelingen